首先应该了解资料的组成，工程施工过程中都要形成哪些资料，平时都要收集、整理哪些资料。你可以去建筑书店买一本建筑工程施工资料填写范本，书中内容比较全。其次，要多学习规范、标准，只有掌握了规范、标准的要求，才能更好地做好资料。另外还要去学习施工技术，了解各工序之间的衔接关系，这样才能知道什么时候做什么资料。
可以到当地档案馆或建委、建筑书店都有《建筑工程技术用表填写范例》卖，资料员也分土建、安装，都大同小异，如果以前没接触这方面，可多看看这方面的书籍，不清楚多问问施工员，技术负责人，他们应该都懂的。
也可以借鉴别人整理好了的资料实例，这个是跟着工序走的，比如吊顶前要做轻钢龙骨隐蔽，你就要在施工的同时把隐蔽资料做好，让监理方签字，签字后方可进入下道工序，分项及检验批可以晚点做。
做资料员，看书一般用处不大！
其实勤快点，多问问技术员或监理人员就行了！
多在一线看看，学学，甚至帮工人忙做做，那样你就很快能上手！要看书就得多看看施工规范，看看施工计划之类的东西
资料员培训教材
1.新老规范的变化
1.1自《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300-2001颁布后，要求自2003年1月1日起签订的勘察、设计、施工合同的工程，必须按照相对应的14个新规范执行。
1.2新的统一准比88标准增加了子单位、子分部、检验批的概念。工程的评定也发生了变化，由原来的质检站核定等级发展为备案制。
1.3单位、子单位工程、分部、子分部的划分：
1.3.1单位工程的划分：房屋建筑（构筑）物单位工程和室外单位工程
房屋建筑（构筑）物的单位工程是由建筑与结构及建筑设备安装工程共同组成一个独立的、单一的建筑物（构筑）物均为一个单位工程。
室外单位工程根据专业类别和工程规模划分为室外建筑环境和室外安装两个室外单位工程，并又分成附属建筑、室外环境、给排水与采暖和电气子单位工程（为保证分项、分部、单位工程的划分检查评定和验收，应将其作为施工组织设计的一部分），事前给予明确规定。
1.3.2分部工程的划分：建筑与结构按主要部位划分为地基与基础、主体结构、装饰装修及屋面4个分部；建筑设备安装工程按专业划分为建筑给水排水及采暖工程、建筑电气安装工程 、通风与空调工程、电梯安装工程和智能建筑5个工程。并可按材料种类、施工特点、施工程序、专业系统及类别等划分若干个子分部工程。
1.3.2.1地基与基础分部工程包括±0.00以下的结构及防水分项工程，凡有地下室的工程其首层地面下的结构（现浇混凝土楼板或预制楼板）以下的项目，均纳入“地基基础”分部工程，没有地下室的工程，墙体以防潮层分界，室内以地面垫层以下分界，灰土、混凝土等垫层应纳入装饰工程的建筑地面子分部工程；桩基础以承台上皮分界。分为无支护土方、有支护土方、地基处理、桩基、地下防水、混凝土基础、砌体基础、劲钢（管）混凝土、钢结构子分部工程。
1.3.2.2主体分部工程与原标准没有大的变化，凡±0.00以上承重构件都为主体
分部，为非承重墙的规定，凡使用板块材料，经砌筑、焊接的隔墙纳入主体分部；凡采用轻钢、木材等用铁钉、螺丝或胶粘结的均入装饰装修分部工程。分为混凝土结构、劲钢（管）混凝土结构、砌体结构、钢结构、木结构、网架和索膜结构子分部工程。
1.3.2.3建筑装饰装修分部工程包括地面与楼面工程（包括基层及面层）、门窗工程、幕墙工程及室内外的装修、装饰项目。另外，对有地下室的工程，除±0.00及其以下结构及防水部分的分项工程列入“地基与基础”分部工程外，其他地面、装饰、门窗等分项工程仍纳入建筑装饰装修分部工程内。分为地面、抹灰、门窗、吊顶、轻质隔墙、饰面板（砖）、幕墙、涂饰、裱糊与软包、细部子分部工程。
1.3.2.4建筑屋面分部工程包括屋顶的找平层、保温（隔热）层及各种防水层、保护层等。对地下防水、地面防水、墙面防水应分别列入所在部位的“地基与基础”、“装饰装修”、“主体”分部工程。分为卷材防水屋面、涂膜防水屋面、刚性防水屋面、瓦屋面、隔热屋面子分部工程。
1.3.2.5建筑给水排水及采暖分部工程，包括给水排水管道、采暖、卫生设施等。原来的煤气工程不包括在本分部工程内。分为室内给水系统、室内排水系统、室内热水供应系统、卫生器具安装、室内采暖系统、室外给水管网、室外排水管网、室外供热管网、建筑中水系统及游泳池系统、供热锅炉及辅助设备安装子分部工程。
1.3.2.6建筑电气安装分部工程为了适应应用范围的变化，主要指强电部分，将弱电部份分离出来。分为室外电气、变配电室 、供电干线、电气动力、电气照明安装、备用和不间断电源安装、防雷及接地安装子分部工程。
1.3.2.7智能建筑分部工程是新增加的子分部工程即常称弱电部分，划分为通信网络系统、办公自动化系统、建筑设备监控系统、火灾报警及消防联动系统、安全防范系统、综合布线系统、智能化集成系统、电源与接地、环境、住宅（小区）智能化系统。
1.3.2.8通风与空调分部工程按系统又划分为送排风系统、防排烟系统、除尘系统、空调风系统、净化空调系统、制冷系统、空调水系统。
1.3.2.9电梯安装分部工程按其种类又划分为电力驱动的引式或强制式电梯安装、液压电梯安装、自动扶梯、自动人行道安装等子分部工程。
1.3.3建筑与结构工程分项按主要工种工程划分，但也可按施工程序的先后和使用材料的不同划分，也有一些分项工程并不限于一个工种，由几个工种配合施工的，如装饰工程的护栏和扶手制作与安装，由于其材料可以是金属的\木质的，不一定由一个工种来完成。主体分部工程对楼房还必须按楼层（段），单层建筑应按变形缝划分分项工程，对于其他分部工程的分项工程没有强行统一，一般情况下按楼层（段）划分，以便于质量控制和验收，完成一层，验收一层，所以在能按楼层划分时，应尽可能按楼层划分，对一些小的项目，或按楼层划分有困难的项目，也可不按楼层划分；对一个钢筋混凝土框架结构，每一楼层的模板、钢筋、混凝土一般施工先后，把竖向构件和水平构件的同工种工程各分为一个分项工程。
建筑设备安装工程的分项工程一般应按工种种类及设备组别等划分，同时也可按系统、区段来划分，如碳素钢管给水管道、排水管道。另外对于管道的工作压力不同，质量要求也不同，也应分别划分为不同的分项工程。同时，还应根据工程的特点，按系统或区段来划分各自的分项工程 ，如住宅楼的下水管道，可把每个单元排水系统划分为一个分项工程。
1.3.4检验批指按同一生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用，由一定数量样本组成的检验体。检验批的划分与分项工程的划分方法基本一致。
1.4单位、子单位、分部、子分部工程的验收程序
检验批――由项目专职质量检查员检查评定，由监理工程师（建设单位项目技术负责人）组织项目专业技术负责人等进行验收。
分项工程――由项目技术负责人组织检查评定，由监理工程师（建设单位项目技术负责人）组织项目专业技术负责人等进行验收。
分部工程――由施工单位自检合格后，总监理工程师（建设单位项目技术负责人）组织施工单位项目负责人（项目经理）和技术、质量部门负责人及勘察、设计单位工程项目负责人参加验收。勘察单位只参加地基基础分部（子分部）工程，设计单位只参加地基基础、主体结构及重要安装分部（子分部）工程。当一个分部工程中有几个子分部工程时，可以一个子分部、一个子分部地进行质量验收，然后将各子分部的质量控制资料进行核查；对地基与基础、主体结构和设备安装工程等分部工程中的子分部工程有关安全及功能的检验和抽样检测结果的资料核查；观感质量进行评价等。
单位工程――单位工程完工后，施工单位自行组织有关人员进行检查评定，并向建设单位提交工程验收报告。建设单位收到工程验收报告，应由建设单位（项目）负责人组织施工（含分包单位）、设计、监理等单位（项目负责人）进行单位（子单位）工程验收。
检验批、分项、子分部、分部、子单位、单位工程的验收评定程序见附图1
基本都归结到检验批的合格判定。检验批合格应符合下列规定：主控项目和一般项目经抽样合格；具有完整的施工操作依据、质量检查记录
1.4.1主控项目的条文是必须达到的要求，是保证工程安全和使用功能的重要检验项目，是对安全、卫生、环境保护和公众利益起决定性作用的检验性项目，是确定该检验批主要性能的。如：混凝土、砂浆的强度等级是保证混凝土结构、砌体工程强度的重要性能，所以必须全部达到要求。主控项目包括的主要内容有：A、重要材料、构件及配件、成品及半成品、设备性能及附件的材质、技术性能等。检查出厂证明及试验数据符合有关技术标准规定。B、结构的强度、刚度和稳定性等检验数据、工程性能的检测。检查测试记录，其数据及项目要符合设计和本验收规范要求规定。C、一些重要的允许偏差项目，必须控制在允许偏差限值之内。对一些有龄期的检测项目，在其龄期不到，不能提供数据时，可先将其他评价项目先评价，并根据施工现场的质量保证和控制情况，暂时验收该项目，待检测数据出来后，再填入数据。
1.4.2一般项目是指除主控项目以外的检验项目，其条文也是应该达到的，只不过对不影响工程安全和使用功能的条文可适当放宽一些。这些项目在验收时，绝大多数抽查的处（件），其质量指标必须达到要求。一般项目包括的主要内容有：A、允许有一定偏差的项目，而放在一般项目中，用数据规定的标准，可以有个别偏差范围，最多不超过20％的检查点可以超过允许偏差值，但也不能超过允许值的150％。B、对不能确定偏差值而又允许出现一定缺陷的项目，则以缺陷的数量区分。如：砖砌体、预埋拉接筋，其留置间距偏差；混凝土钢筋露筋，露出一定长度等。C、一些无法定量的而采用定性的项目如：碎拼大理石地面颜色协调，无明显裂缝和坑洼；油漆工程中中级油漆的光亮和光滑项目，卫生器具给水配件安装项目，接口严密，启闭部份灵活；管道接口项目，无外露油麻等这些就要靠监理工程师来掌握。
2.讲解竣工资料的内容和相关的政策要求
根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001中所提出的对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具体保存价值的各种载体的文件、均应收集齐全，整理立卷后归档。建设工程文件主要包含了工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件、声像。
建设工程文件归档范围和保管期限见附图2
以上是根据《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001所订的收集范围，还要根据各地城建档案馆的要求，会有相应的变动。
在《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001中还有一些相应的要求：
2.1移交当地城建档案馆的为原件。
2.2建设单位在工程竣工验收后3个月内，必须向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。
2.3立卷不宜过厚，一般不超过40MM。
2.4图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
2.5既有文字材料以有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
2.6不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GN10609.333-89）统一折叠成A4幅面（297MM*210MM），图标栏露在外面。工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297MM*210MM）。
2.7卷内文均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
2.8页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
2.9成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
2.10建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
2.11工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料。
2.12竣工图章尺寸为：50MM*80MM。
2.13竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，应盖在图标栏上方空白处。
2.14利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。
注：结合以上的要求，我公司工程档案工程档案的份数及原件要求及组卷方式具体有如下要求：A、交当地档案馆一套（原件），按当地档案馆的要求组卷；B、交建设单位一套（是否原件由建设单位定），按当地档案馆的要求组卷；C、交建筑总公司一套（原件），按建筑公司的组卷要求；D、交监理公司一套（是否原件由监理公司定），按监理公司的组卷要求。以上四套是必须满足的，有一些地区的质检站及相应的分公司都要自留一套，具体要求需相对应的部门来决定。